De digitale omwenteling dwingt bedrijven hun activiteiten en organisatie anders aan te pakken om voordeel te halen uit innovatie en automatisering. Voor HR geldt dit eveneens. Waarom en hoe zou je HR moeten digitaliseren? Waar moet je op letten? Wat zijn de troeven en beperkingen? Hieronder lees je een paar ideeën, ter overweging ...
De digitalisering van HR, wat houdt die in?
De digitalisering van HR is een onderdeel van de digitale transformatie van bedrijven. Ze omvat alle processen waarmee HR-praktijken worden gedematerialiseerd, met behulp van specialistische digitale tools.
De digitale technologie heeft niet alleen onze manier van werken gerevolutioneerd, maar ook HR als functie in de organisatie – en de processen die ermee gepaard gaan. Volgens een recente studie van Camana Conseil en myRHline.com is 96% van de HRM’s ervan overtuigd dat digitalisering een duurzaam fenomeen is, dat ondertussen essentieel is geworden voor de bedrijfswereld.
Waarom deze processen digitaliseren?
De HR-functie ging altijd gebukt onder overdadige administratie. Dankzij innovatieve oplossingen die de organisatie van human resources radicaal veranderen, kan digitalisering de functie nieuw leven inblazen.
Wat de digitalisering van HR bijvoorbeeld mogelijk maakt:
de automatisering van repetitieve taken;
meer tijd voor taken met een hogere toegevoegde waarde;
een beperking van het risico op fouten;
een efficiëntere vergaring, analyse en sortering van gegevens;
lagere financiële kost van HR-opdrachten.
Naast deze voor de hand liggende voordelen zijn er nog vele andere, zoals:
de verbetering van het werkgeversmerk;
een betere beleving voor sollicitant en werknemer;
het vermogen zich aan te passen aan onvoorziene situaties.
Een nieuwe aanpak van dagelijkse handelingen en een aanbod aan nieuwe instrumenten vergemakkelijken uiteraard het behoud van werknemers en de aantrekkingskracht naar potentiële kandidaten toe, vooral onder de jongere generatie. Je verbetert de employer brand omdat je een modern bedrijf gaat promoten dat naar zijn omgeving luistert en zich weet aan te passen.
Automatisering vermindert de tijd besteed aan tijdrovende taken met weinig toegevoegde waarde. Toch reikt HR-digitalisering veel verder dan dat. Ze blijft zich even snel ontwikkelen als de technologische innovatie. Daarnaast versterkt de evolutie van artificiële intelligentie en big data de positie van human resources als factor in bedrijfsprestaties.
Volgens de laatste studie van Infopro Digital Études halen bedrijven voornamelijk de volgende voordelen uit de digitalisering van HR:
een vereenvoudigde informatievergaring (65%),
geoptimaliseerde HR-processen (54%),
vlottere controle en toezicht op informatie (41%).
Welke HR-processen kun je digitaliseren?
De digitalisering van HR, vroeger vooral voorbehouden aan de automatisering van de meest elementaire taken met het oog op tijdsbesparingen, strekt zich nu uit tot alle taken, ook de meest complexe.
Voorbeelden:
loonbeheer: loonberekening, afdrukken van loonstroken, enz.;
administratief beheer van het personeel: personeelsdossier, beheer van de datums van medische keuringen, enz.;
aanwerving: verspreiding van vacatures, analyse van cv's, beheer van arbeidsovereenkomsten, enz.;
opleiding: opleidingsplannen, administratieve aangiften, toezicht op de opleidingskosten;
talentbeheer: vacature- en vaardighedenrepository, interviewtemplates, follow-up van interviews, beheer van mobiliteitsverzoeken, enz.;
beheer van verlof, afwezigheden en werktijden: implementatie van HR-portalen voor werknemers en managers, automatische gegevensoverdracht naar de salarisadministratie, enz.;
HR-beheer: opstellen van KPI's, beheer van dashboards, opstellen van verslagen en studies, enz.;
...
Hoe digitaliseren?
HR digitaliseren gebeurt niet in een handomdraai. Het succes van de digitale overgang vereist een goede voorbereiding.
Stap 1: Bepaal of verduidelijk eerst je HR-strategie, -behoeften en -doelstellingen. Welke activiteiten zijn vatbaar voor digitalisering? Welk voordeel haal je er concreet uit? Welke opdrachten zullen worden getroffen?
Stap 2: Neemde tijd om een volledige inventaris op te maken van de bestaande situatie, met de betrokken medewerkers. Analyseer de bestaande situatie en de haalbaarheid, mét een beoordeling van de essentiële criteria voor het welslagen van het project (benodigde materialen, vaardigheden, budget, termijnen, enz.) Stel specificaties op.
Stap 3: Zodra het digitaliseringsproject klaar is, ga je op zoek naar de tools om het project uit te voeren. Big data, artificiële intelligentie, beheersoftware, interne sociale netwerken... Er bestaan zoveel HR-digitaliseringstools dat je er minstens één zult vinden voor elke doelstelling. Maak een benchmark van de beschikbare mogelijkheden alvorens een keuze te maken.
Stap 4: Het succes van de digitale transformatie hangt grotendeels af van de opleiding van je teams. Communicatie is heel belangrijk. Luister naar eventuele twijfels of angsten en plan zo nodig interne vergaderingen en opleidingen. Vraag jezelf als HR-manager af hoe je deze verandering kunt ondersteunen.
Enkele aandachtspunten
Volgens Infopro Digital Studies heeft 60% van de bedrijven de meest elementaire en repetitieve HR-taken al gedigitaliseerd: loonlijstbeheer, administratief beheer, tijdsbeheer, enz. Het lijkt er dus op dat de digitalisering van HR al flink opschiet!
Overweeg echter een paar belangrijke punten voordat je de sprong waagt. Bepaalde angsten komen in meerdere enquêtes aan bod.
51% van de door Focus RH in een enquête ondervraagde werknemers vreest dat digitale transformatie hun baan kan doen verdwijnen;
47% van de respondenten maakt zich ook zorgen om de kloof die kan ontstaan tussen de verschillende generaties op de werkplek;
volgens ‘Parlons RH’ zijn heel wat werknemers bezorgd om de bescherming en beveiliging van HR-gegevens (respectievelijk 59% en 44%).
De grote uitdaging voor human resources bestaat er dus in te zorgen voor digitale omwenteling en tegelijk rekening te houden met de angsten van werknemers. Verwaarloos daarbij de menselijke dimensie niet! Vergeet nooit dat technologische hulpmiddelen, hoe geavanceerd ook, hulpmiddelen blijven ten dienste van mensen. Het zijn dus jouw medewerkers die de digitale transformatie zullen doen slagen of mislukken.
Rekrutering digitaliseren?
Wil je ook de aanwervingsactiviteiten digitaliseren? ATS-software optimaliseert het beheer van wervingscampagnes, vanaf de sourcingfase (sneller en efficiënter vergaren, analyseren en sorteren van informatie), het beheer van sollicitatiegesprekken tot en met de integratie van de nieuw aangeworven werknemer.
TalentSquare begeleidt je in elke fase van het wervingsproces. Bezoek voor meer informatie onze website of neem direct contact met ons op.
Wij wensen je veel succes bij de rekrutering, met Talentsquare!