La transformation digitale impose aux entreprises de repenser leur fonctionnement et leur organisation pour bénéficier de l’innovation et de l’automatisation. Les RH n’échappent pas à la règle. Aujourd’hui, la digitalisation est partout. Pourquoi et comment digitaliser vos RH ? À quoi faut-il faire attention ? Quels sont les avantages et les limites ? Quelques pistes de réflexion…
Qu’est-ce que la digitalisation des RH ?
La digitalisation des RH s’inscrit dans un contexte de transformation numérique des entreprises qui n’a pas épargné le département des ressources humaines. Elle se définit comme l’ensemble des procédés permettant de dématérialiser les pratiques RH, à l’aide d’outils spécialisés et numériques.
Le numérique a non seulement révolutionné nos façons de travailler, mais aussi la fonction et les processus RH. Selon une récente étude de Camana Conseil et myRHline.com, 96 % des DRH estiment que la digitalisation est un phénomène durable, qui est indispensable aux entreprises.
Pourquoi digitaliser ses processus RH ?
Depuis toujours, la fonction RH souffre d’une gestion administrative trop importante. En proposant des solutions innovantes qui révolutionnent l’organisation des ressources humaines, la digitalisation peut lui apporter un nouveau souffle.
La digitalisation des RH permet, par exemple :
d’automatiser les tâches répétitives ;
de libérer du temps pour se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée ;
de limiter le risque d’erreur ;
d’optimiser la collecte, l’analyse et le tri des données ;
de réduire les coûts financiers liés aux missions RH.
À ces avantages les plus évidents viennent s’ajouter de nombreux autres atouts tels que :
l’amélioration de la marque employeur ;
l’amélioration de l’expérience candidat et de l’expérience collaborateur ;
une capacité à s’adapter aux situations imprévues.
En effet, réinventer les pratiques au quotidien et proposer de nouveaux outils est par ailleurs un bon moyen de fidéliser les collaborateurs et d’attirer de potentiels candidats, surtout au sein de la jeune génération. Vous améliorez votre marque employeur en mettant en avant une entreprise moderne, à l’écoute de son environnement et qui sait s’adapter.
Si l’automatisation permet de réduire la durée des tâches chronophages à faible valeur ajoutée, la digitalisation RH ne se résume pas à cela. Elle évolue sans cesse au rythme des innovations technologiques. Le développement de l’intelligence artificielle et du big data renforce le positionnement des ressources humaines comme facteur de performance de l’entreprise.
D’après la dernière étude d’Infopro Digital Études, les entreprises trouvent dans la digitalisation RH :
une collecte d’informations simplifiée (65 %),
des processus RH optimisés (54 %),
le contrôle et la supervision d’informations facilités (41 %).
Quels processus RH peut-on digitaliser ?
Autrefois surtout réservée aux tâches les plus basiques pour les automatiser et gagner du temps, la digitalisation des RH s’étend désormais à toutes les missions, y compris les plus complexes.
Citons, par exemple :
la gestion de la paie : calcul de la paie, édition des fiche de paie, etc.
la gestion administrative du personnel : dossier des collaborateurs, calendrier des visites médicales, etc.
le recrutement : diffusion des offres d’emploi, analyse des CV, création des contrats de travail, etc.
la formation : plans de formation, déclarations administratives, suivi des dépenses de formation,
la gestion des talents : référentiel des emplois et des compétences, canevas d’entretiens, suivi des entretiens, traitement des demandes de mobilité, etc.
la gestion des congés, absences et horaires de travail : mise en place de portails RH collaborateur et manager, remontée automatique des données vers la paie, etc.
le pilotage des RH : création de KPI, gestion des tableaux de bord, création de rapports et d’études, etc.
…
Comment digitaliser vos RH ?
Digitaliser ses RH ne se fait pas en un tour de main. Pour que votre transformation digitale soit une réussite, il faut qu’elle soit bien préparée.
Étape 1 : Commencez par déterminer ou préciser votre stratégie RH, ainsi que vos besoins et vos objectifs. Quelles sont les activités qui peuvent être digitalisées ? Qu’y gagnerez-vous concrètement ? Quels seront les métiers impactés ?
Étape 2 : Prenez le temps de dresser un inventaire complet de l’existant avec les personnes dédiées. Faites une analyse de l’existant et de faisabilité, en évaluant les critères essentiels à la réussite du projet (matériels nécessaires, compétences, budget, délais, etc.). Établissez un cahier des charges.
Étape 3 : Une fois que votre projet de digitalisation est prêt, vous devez trouver le ou les outils qui vous permettront de le concrétiser. Big data, intelligence artificielle, logiciels de gestion, réseaux sociaux internes… Les outils de la digitalisation RH sont nombreux, à tel point qu’on peut dire qu’il existe aujourd’hui au moins un outil pour chaque objectif. Réalisez un benchmark des outils disponibles avant de faire votre choix.
Étape 4 : Former vos équipes est essentiel à la réussite de votre transformation digitale. La communication est très importante. Soyez à l’écoute des doutes ou craintes et prévoyez des réunions en interne et des formations si besoin. En tant que DRH, demandez-vous comment vous pouvez accompagner ce changement.
Quelques points d’attention
Selon Infopro Digital Études précitée, 60 % des entreprises ont déjà digitalisé les tâches RH les plus basiques et répétitives : gestion de la paie, gestion administrative, gestion du temps, etc. Il semble donc bel et bien que la digitalisation des RH est devenue incontournable !
Toutefois, il convient de prendre en compte quelques points importants avant de se lancer. Certaines craintes reviennent ainsi de façon récurrente dans plusieurs enquêtes.
51 % des salariés interrogés par Focus RH dans le cadre d’une enquête pensent que la transformation digitale pourrait faire disparaître leurs métiers ;
47 % des sondés s’inquiètent aussi de la fracture qui pourrait se créer entre les différentes générations en poste ;
D’après Parlons RH, de nombreux travailleurs sont inquiets pour la protection et la sécurisation des données RH (respectivement 59 % et 44 %).
Le principal enjeu pour les ressources humaines est donc d’assurer la transformation numérique en prenant en compte les craintes des collaborateurs. Pour y parvenir, ne négligez pas l’aspect humain !Gardez à l’esprit que les outils technologiques, aussi avancés soient-ils, restent des outils au service de l’humain, et que ce sont vos collaborateurs qui feront de votre transformation digitale une réussite ou un échec.
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