Privacybeleid voor kandidaten

In dit privacybeleid hebben de volgende termen de hieronder vermelde betekenis :

• Account : het persoonlijke account van een kandidaat of het bedrijfsaccount van een werkgever op Talentsquare ;
• Kandidaat : een natuurlijke persoon wiens cv bij Talentsquare wordt ingediend, hetzij door de kandidaat zelf, hetzij door een werkgever ;
• Basis-cv : het cv van de kandidaat, zoals door de kandidaat bij Talentsquare ingediend en eventueel nadien gewijzigd, en zoals gestructureerd door het Talentsquare-systeem ;
• Verwerkingsverantwoordelijken : zij bepalen het doel van de verwerking van persoonsgegevens (bijvoorbeeld voor een vacante functie) en de middelen daarvoor. Verwerkingsverantwoordelijken kunnen werkgevers of wervingsbureaus zijn ;
• Cv : het curriculum vitae van een kandidaat, zoals beschikbaar op de Talentsquare-website. Een cv kan onder meer de persoonlijke gegevens van de kandidaat bevatten en informatie over zijn opleiding, werk en competenties, evenals alle documenten en informatie ter ondersteuning van de inhoud van het curriculum vitae. Een cv kan een basis-cv of een verrijkt cv zijn ;
• Betrokkenen : kandidaten in het algemeen ;
• Werkgever : elke natuurlijke persoon of rechtspersoon die op Talentsquare is ingeschreven met het doel cv's van werknemers en/of mogelijke toekomstige werknemers te screenen. Werkgevers beschikken ook over een account op de Talentsquare-website ;
• Verrijkt cv : een versie van het basis-cv die door Talentsquare is geverifieerd (al dan niet via referenten), door Talentsquare is verrijkt met externe gegevens en/of is aangevuld in het kader van diensten op aanvraag (naargelang het geval) ;
• GDPR : de Algemene verordening gegevensbescherming ;
• Wet : Richtlijn 95/46/EG en/of alle nationale wetten ter omzetting van deze richtlijn, zoals de Belgische wet van 8 december 1992 tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer. De Algemene verordening gegevensbescherming (GDPR) werd in april 2016 aangenomen om de gegevensbescherming voor alle burgers binnen de Europese Unie (EU) te versterken. Sinds de inwerkingtreding op 25 mei 2018 heeft de GDPR gevolgen voor alle bedrijven die met persoonsgegevens uit de EU werken ;
• Toegangsmiddelen : de gebruikersnaam en het wachtwoord die een kandidaat nodig heeft om toegang te krijgen tot zijn account, of die een werkgever nodig heeft om Talentsquare te gebruiken ;
• Diensten op aanvraag : diensten die Talentsquare aan een werkgever of een kandidaat levert met betrekking tot een specifiek cv, waaronder (maar niet beperkt tot) taaltesten en competentietesten ;
• Persoonsgegevens : de Algemene verordening gegevensbescherming definieert een persoonsgegeven als volgt : alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon ; als identificeerbaar wordt beschouwd een natuurlijke persoon die direct of indirect kan worden geïdentificeerd, met name aan de hand van een identificator zoals een naam, een identificatienummer, locatiegegevens, een online identificator of een of meer elementen die kenmerkend zijn voor de fysieke, fysiologische, genetische, psychische, economische, culturele of sociale identiteit van die natuurlijke persoon. Wanneer dit privacybeleid naar persoonsgegevens verwijst, wordt verwezen naar deze definitie uit de verordening ;
• Verwerking : elke handeling die op persoonsgegevens wordt uitgevoerd, zoals verzamelen, vastleggen, organiseren, opslaan, gebruiken en wissen ;
• Verwerkers : applicant tracking systems of alle rechtspersonen die persoonsgegevens verwerken in opdracht van een verwerkingsverantwoordelijke ;
• Wervingsbureau : elke natuurlijke persoon of rechtspersoon die op Talentsquare is ingeschreven met het doel de juiste kandidaten voor zijn klanten te vinden, cv's te screenen, te evalueren en te presenteren. Wervingsbureaus beschikken ook over een account op de Talentsquare-website ;
• Referent : elke natuurlijke persoon die de verklaringen van een kandidaat op zijn cv bevestigt en op verzoek van Talentsquare input geeft over de competenties van de kandidaat ;
• Talentsquare : Talentsquare SRL, met maatschappelijke zetel te Rue du Maustichy 10, 1460 Ittre, België, ingeschreven in de Kruispuntbank van Ondernemingen onder ondernemingsnummer 0641.685.385 ; evenals de cv-verwerkingsdienst en het -systeem geëxploiteerd door Talentsquare, beschikbaar via www.talentsquare.com.

Via Talentsquare verzamelt Talentsquare :

Persoonsgegevens van de kandidaat :

• Academisch curriculum ;
• Persoonlijke gegevens ;
• Persoonlijke identificatiegegevens ;
• Elektronische identificatiegegevens ;
• Interne gegevens — Overige ;
• Interne gegevens — Link / Id ;
• Evaluatie ;
• Beroepservaring ;
• Beroepskwalificaties ;
• Werving ;
• Gebruik van de media.

Andere niet-persoonlijke gegevens :

• De gegevens in het account van de kandidaten en de werkgever, in het bijzonder de toegangsmiddelen ;
• Browsergegevens : standaardinformatie die een webbrowser naar elke bezochte website stuurt (zoals het IP-adres, het browsertype en de taal, de toegangstijden en de adressen van verwijzende websites) ;
• De aankoop en het gebruik van credits ;
• Cookies : kleine stukjes informatie die door de browser op uw computer worden opgeslagen. Deze cookies worden gebruikt om voorkeuren en diverse andere gegevens over gebruikers van de website op te slaan. Hoewel u het gebruik van cookies in uw browser kunt uitschakelen, kan dit de website onbruikbaar maken. Raadpleeg ons « Cookiebeleid » voor meer informatie over de manier waarop wij cookies op de website gebruiken.

Als verwerkingsverantwoordelijke heeft u de toestemming van de kandidaten nodig om :

• hun persoonsgegevens te verkrijgen (voor u als verwerkingsverantwoordelijke) ;
• deze gegevens voor wervingsdoeleinden te verwerken (voor de verwerker die in uw opdracht handelt).

Cv's worden door de kandidaat bij Talentsquare ingediend, eventueel op basis van een formulier dat gedeeltelijk door de werkgever is vooringevuld. Na de indiening van een cv maakt Talentsquare een account aan voor de kandidaat, of werkt het bestaande account van de kandidaat bij, en maakt of werkt het basis-cv bij.

Indien het cv gedeeltelijk door een werkgever is vooringevuld, nodigt Talentsquare de kandidaat uit om zijn cv verder aan te vullen en alle relevante bewijsstukken (zoals certificaten) te uploaden, en om de verwerking van zijn cv conform dit privacybeleid te bevestigen.

Via zijn account kan een kandidaat te allen tijde zijn basis-cv raadplegen en bijwerken.

Op verzoek van een werkgever kan Talentsquare basis-cv's verrijken via :

• Referenten, die de verklaringen van de kandidaat op zijn basis-cv bevestigen en/of input geven over de competenties van de kandidaat ;
• Diensten op aanvraag, zoals taaltesten, assessments of trainingssessies. Deze diensten op aanvraag kunnen ook zelfstandig door de kandidaat worden aangevraagd ; en/of
• De eigen inzichten van Talentsquare, zoals de kwaliteit van de opleiding of de loopbaanontwikkeling.

De kandidaat erkent en aanvaardt uitdrukkelijk dat Talentsquare het recht heeft om de referenten namens de kandidaat per e-mail of telefoon te contacteren om hen uit te nodigen input te geven over de competenties van de kandidaat.

Om redenen van objectiviteit kan een kandidaat via zijn account geen volledige toegang krijgen tot zijn verrijkte cv.

De referentenfeedback die voor een verrijkt cv wordt gebruikt, wordt op strikt anonieme basis beschikbaar gesteld : de identiteit van een referent wordt nooit aan een kandidaat of werkgever bekendgemaakt, hoewel de tekstuele opmerkingen van de referent zichtbaar kunnen worden gemaakt voor werkgevers. Bovendien ziet de kandidaat slechts een deel van de feedback van de referenten, en altijd in geaggregeerde vorm.

De door referenten verstrekte feedback wordt als definitief beschouwd en kan om redenen van objectiviteit niet door de kandidaat worden gewijzigd.

Kandidaten moeten zich ervan bewust zijn dat zowel Talentsquare als de werkgevers de cv's voor hun eigen doeleinden en in verschillende contexten gebruiken, zoals verder beschreven in deze sectie 5.

5.1 Werkgevers

Werkgevers hebben vrije toegang tot de volledige inhoud van cv's van kandidaten die zij hebben uitgenodigd om hun cv bij Talentsquare in te dienen. Na betaling kunnen werkgevers ook volledige toegang krijgen tot cv's van andere kandidaten.

Werkgevers kunnen de cv's via het Talentsquare-platform voor verschillende doeleinden gebruiken, namelijk : het aanbieden van tewerkstelling, het vergelijken van cv's met behulp van filter- en sorteermechanismen, het voeren van online directmarketingcampagnes met de tools van Talentsquare en het verrijken van basis-cv's (zoals beschreven in sectie 4).

In deze context handelen werkgevers als « verwerkingsverantwoordelijke » (zoals gedefinieerd door het toepasselijke recht) met betrekking tot alle cv's die zij via Talentsquare raadplegen, gebruiken of op een andere manier verwerken. Een dergelijke verwerking gebeurt voor de eigen doeleinden van de werkgever, en de werkgevers zijn als enigen verantwoordelijk voor de naleving van het toepasselijke recht in dit verband (ook met betrekking tot hun verplichting om kandidaten te informeren en hun een recht op inzage en rectificatie te verlenen).

Indien een kandidaat van mening is dat een werkgever zijn cv onjuist gebruikt, moet de kandidaat contact opnemen met de werkgever. Elke klacht over het gebruik van een cv door een werkgever moet bijgevolg aan die werkgever worden gericht.

5.2 Talentsquare

Talentsquare heeft verschillende rollen in de context van cv's :

• Talentsquare handelt als « verwerker » (zoals gedefinieerd door het toepasselijke recht) wanneer het een basis-cv verrijkt op verzoek van een bepaalde werkgever, of wanneer het cv-gerelateerde gegevens filtert en sorteert op verzoek van een werkgever. Indien een kandidaat vragen heeft over een dergelijke verwerking door Talentsquare op verzoek van een specifieke werkgever, moet de kandidaat contact opnemen met de werkgever.

Talentsquare kan cv's, referentenfeedback en werkgeversinformatie voor de volgende doeleinden verwerken :

• het correct functioneren van de Talentsquare-dienst waarborgen ;
• de betaling van de Talentsquare-dienst waarborgen ;
• gepersonaliseerde advertenties op de website weergeven ;
• nieuwe functionaliteit van de Talentsquare-dienst onderzoeken en ontwikkelen ;
• marktinformatie (bijvoorbeeld om gemiddelde werkgelegenheidsduren in bepaalde sectoren te berekenen).

Het cv van een kandidaat die Talentsquare heeft betreden in antwoord op een specifieke vacature van een werkgever die Talentsquare gebruikt, zal echter te allen tijde automatisch zichtbaar zijn voor die werkgever, zolang de kandidaat dit toestaat. Wanneer het cv van een kandidaat niet meer zichtbaar is voor een werkgever, kan de kandidaat geen vacatures meer van die werkgever ontvangen, maar wel nog aanbiedingen van andere werkgevers voor wie het cv nog zichtbaar is.

De kandidaat moet zich ervan bewust zijn dat Talentsquare niet kan verhinderen dat een werkgever die via Talentsquare toegang heeft tot zijn cv, dit cv ook (gedeeltelijk) naar zijn eigen hr-systeem kopieert. Talentsquare heeft geen controle over een dergelijk gebruik van een cv.

Hoewel cv's niet worden gedeeld met of bekendgemaakt aan derden anders dan werkgevers en referenten, kan Talentsquare derden statistische informatie over de cv's in zijn database verstrekken. Aangezien de informatie in geaggregeerde, statistische vorm wordt gepresenteerd, kunnen deze derden er geen persoonlijke informatie over bepaalde werkgevers, kandidaten of referenten uit afleiden.

Talentsquare zal van tijd tot tijd het e-mailadres van een kandidaat of werkgever gebruiken om nieuwsbrieven of andere e-mails met relevante commerciële informatie over Talentsquare, zijn gelieerde ondernemingen of andere partijen die voor een kandidaat of werkgever interessant kunnen zijn, te versturen. Talentsquare zal e-mailadressen nooit delen met een andere partij dan zijn eigen gelieerde ondernemingen. Informatie met betrekking tot de betaling van de Talentsquare-dienst kan worden gedeeld met externe dienstverleners (en hun eigen contractspartijen) die deze gegevens uitsluitend verwerken om betalingstransactiediensten uit te voeren ; deze gegevens kunnen worden doorgegeven aan landen buiten de Europese Unie, waarmee u instemt.

Talentsquare verwerkt de toegangsmiddelen uitsluitend om kandidaten en werkgevers in staat te stellen Talentsquare te gebruiken.

Er worden geen persoonsgegevens meer achter hun rug om uitgewisseld. Kandidaten hebben een stem in wat er met hun gegevens gebeurt.

7.1 Recht van toegang en inzage

Hij heeft het recht om te allen tijde kosteloos toegang te krijgen tot zijn persoonsgegevens, evenals tot het gebruik dat wij van zijn persoonsgegevens maken, overeenkomstig de in de sector toepasselijke bepalingen.

7.2 Recht van verbetering, verwijdering en beperking

Hij is vrij om zijn persoonlijke gegevens met Talentsquare en de werkgevers te delen. Bovendien heeft hij altijd het recht om zijn persoonsgegevens zelf te corrigeren, aan te vullen of te verwijderen. Via zijn Talentsquare-account heeft hij toegang tot de over hem geregistreerde persoonsgegevens. Hij kan zijn persoonsgegevens te allen tijde zelf wijzigen, bijvoorbeeld door wijzigingen aan zijn cv aan te brengen.

7.3 Recht van verzet

Hij heeft ook het recht om zich om ernstige en legitieme redenen te verzetten tegen de verwerking van zijn persoonsgegevens.

7.4 Recht op overdraagbaarheid van gegevens

Hij heeft het recht om de persoonsgegevens die hij ons heeft verstrekt in een gestructureerde, gangbare en machineleesbare vorm te verkrijgen en/of deze over te dragen aan andere verwerkingsverantwoordelijken, overeenkomstig de in de sector geldende bepalingen.

7.5 Recht van intrekking van de toestemming

Voor zover de verwerking gebaseerd is op zijn voorafgaande toestemming, heeft hij het recht om die toestemming in te trekken.

7.6 Geautomatiseerde beslissingen en profilering

De verwerking van zijn persoonsgegevens omvat geen profilering en hij zal evenmin onderworpen zijn aan geautomatiseerde beslissingen van onze kant.

7.7 Uitoefening van zijn rechten

Hij kan zijn rechten uitoefenen door een e-mail te sturen naar info@talentsquare.com.

7.8 Klachten

De kandidaat heeft het recht om een klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA), Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, België. Informatie over hoe een klacht in te dienen is beschikbaar op https://www.dataprotectionauthority.be.

Via zijn account kan een kandidaat te allen tijde bepalen of werkgevers de inhoud van zijn cv kunnen bekijken.

De kandidaat kan ervoor kiezen zijn cv zichtbaar te maken (hierna « Zichtbaar » genoemd) voor werkgevers. Dit betekent dat geïnteresseerde werkgevers in staat zullen zijn :

• het cv van de kandidaat te zien ;
• het cv van de kandidaat aan hun wervingspool toe te voegen ;
• contact op te nemen met de kandidaat.

Het cv van een kandidaat die Talentsquare heeft betreden in antwoord op een specifieke vacature van een werkgever die Talentsquare gebruikt, zal echter te allen tijde automatisch zichtbaar zijn voor die werkgever, zolang de kandidaat dit heeft beslist.

Wanneer het cv van een kandidaat niet meer zichtbaar is voor een werkgever, kan de kandidaat geen vacatures meer van die werkgever ontvangen, maar wel nog aanbiedingen van andere werkgevers voor wie het cv nog zichtbaar is.

De kandidaat moet zich ervan bewust zijn dat Talentsquare niet kan verhinderen dat een werkgever die via Talentsquare toegang heeft tot zijn cv, dit cv ook (gedeeltelijk) naar zijn eigen hr-systeem kopieert. Talentsquare heeft geen controle over een dergelijk gebruik van een cv.

Talentsquare bewaart alle accountgegevens totdat het account wordt verwijderd overeenkomstig deze sectie 9.

Talentsquare kan een account te allen tijde verwijderen indien het cv van een account niet in overeenstemming is met de gebruiksvoorwaarden voor kandidaten.

De kandidaat kan zijn account zelf van Talentsquare verwijderen. Het account wordt dan onmiddellijk en definitief verwijderd van Talentsquare en alle gerelateerde werkgevers. Talentsquare kan echter niet verhinderen dat werkgevers die eerder toegang hadden tot het cv van de kandidaat een (gedeeltelijke) kopie van het cv hebben bewaard.

Indien een account gedurende zes maanden niet wordt gebruikt, stuurt Talentsquare gedurende 3 maanden elke maand een herinnering om te controleren of de kandidaat zijn account actief wil houden. Indien de kandidaat na negen maanden niet reageert, wordt het account van de kandidaat automatisch gedeactiveerd.

Tot slot wordt aan het einde van de twaalfde maand, nog steeds zonder reactie van de kandidaat, dit account definitief en automatisch verwijderd van Talentsquare en alle gerelateerde werkgevers. Voor de gerelateerde werkgevers betekent dit dat alleen de op basis van het cv verrijkte gegevens nog zichtbaar zijn via het activiteitenlog, maar dat alle inhoud van het basis-cv wordt verwijderd.

Indien een account wordt verwijderd, worden de werkgevers met toegang tot het cv van dit account hiervan op de hoogte gebracht.

Wij hebben technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen ontwikkeld om de vernietiging, het verlies, de vervalsing, de wijziging, de ongeoorloofde toegang of de mededeling aan derden van de verzamelde persoonsgegevens, evenals elke andere ongeoorloofde verwerking van deze gegevens, te voorkomen.

10.1 Technische maatregelen

• Gebruik van virusscans ;
• Verkeerscontrole via een firewall ;
• Toegang tot gegevens via VPN ;
• Redundantie van productieservers ;
• Beveiligde harde schijven ;
• Beveiligde en meervoudige back-ups.

10.2 Organisatorische maatregelen

• Beperking en controle van de toegang tot servers en gegevens ;
• Procedure voor incidentbeheer ;
• Privacybeleid voor werknemers ;
• Opleiding van werknemers in beveiliging ;
• Vertrouwelijkheidsclausules ;
• Beheer van incidenten en datalekken.

Wat de verschillende onderaannemers betreft waarmee Talentsquare samenwerkt, zij voldoen allemaal aan de GDPR. Indien u wilt weten met welke onderaannemers Talentsquare samenwerkt om de naleving van de GDPR te controleren, volstaat het een uitdrukkelijk verzoek aan Talentsquare te richten.

Tot slot bevinden de servers waarop de gegevens worden opgeslagen zich binnen de Europese grenzen.

De kandidaat heeft het recht om kosteloos inzage te krijgen in de inhoud en juistheid van zijn cv (en, waar relevant, onjuiste persoonsgegevens te corrigeren). Talentsquare verleent deze inzage na ontvangst van een brief per post aan Talentsquare SRL, Rue du Maustichy 10, 1460 Ittre, België, met vermelding van de toegangsmiddelen van de kandidaat.

Ook referenten en werkgevers hebben het recht om kosteloos inzage te krijgen in hun eigen persoonsgegevens die door Talentsquare worden verwerkt (en, waar relevant, onjuiste persoonsgegevens te corrigeren). Talentsquare verleent deze inzage na ontvangst van een brief per post aan Talentsquare SRL, Rue du Maustichy 10, 1460 Ittre, België, met vermelding van alle relevante identificatiegegevens.