Politique de confidentialité des candidats

Dans la présente politique de confidentialité, les termes suivants ont la signification indiquée ci-dessous :

• Compte : le compte personnel d'un candidat ou le compte d'entreprise d'un employeur sur Talentsquare ;
• Candidat : une personne physique dont le CV est soumis à Talentsquare, soit par le candidat lui-même, soit par un employeur ;
• CV de base : le CV du candidat, tel que soumis à Talentsquare par le candidat et éventuellement modifié par la suite, et tel que structuré par le système Talentsquare ;
• Responsables du traitement : ils déterminent la finalité du traitement des données personnelles (par exemple pour un poste vacant) et les moyens d'y parvenir. Les responsables du traitement peuvent être des employeurs ou des agences de recrutement ;
• CV : le curriculum vitae d'un candidat, tel que disponible sur le site Talentsquare. Un CV peut notamment comprendre les informations personnelles du candidat et des informations relatives à sa formation, à son expérience professionnelle et à ses compétences, ainsi que tout document et toute information étayant le contenu du curriculum vitae. Un CV peut être un CV de base ou un CV enrichi ;
• Personnes concernées : les candidats en général ;
• Employeur : toute personne physique ou morale inscrite à Talentsquare aux fins d'examiner les CV de travailleurs et/ou de futurs travailleurs potentiels. Les employeurs disposent également d'un compte sur le site Talentsquare ;
• CV enrichi : une version du CV de base vérifiée par Talentsquare (via des référents ou non), enrichie par Talentsquare avec des données externes et/ou complétée dans le cadre de services à la demande (selon le cas) ;
• RGPD : le Règlement général sur la protection des données ;
• Loi : la directive 95/46/CE et/ou toute loi nationale mettant en œuvre cette directive, telle que la loi belge du 8 décembre 1992 relative à la protection de la vie privée. Le Règlement général sur la protection des données (RGPD) a été adopté en avril 2016 afin de renforcer la protection des données de tous les citoyens de l'Union européenne (UE). Entré en vigueur le 25 mai 2018, le RGPD a un impact sur toutes les entreprises traitant des données personnelles provenant de l'UE ;
• Moyens d'accès : le nom d'utilisateur et le mot de passe requis pour qu'un candidat accède à son compte, ou pour qu'un employeur utilise Talentsquare ;
• Services à la demande : les services fournis par Talentsquare à un employeur ou à un candidat concernant un CV spécifique, y compris (mais sans s'y limiter) des tests de langue et des tests de compétences ;
• Données personnelles : le Règlement général sur la protection des données définit une donnée personnelle comme suit : toute information concernant une personne physique identifiée ou identifiable ; est identifiable une personne physique qui peut être identifiée, directement ou indirectement, notamment au moyen d'un identifiant tel qu'un nom, un numéro d'identification, des données de localisation, un identifiant en ligne ou un ou plusieurs éléments caractéristiques de l'identité physique, physiologique, génétique, psychique, économique, culturelle ou sociale de cette personne physique. Lorsque la présente politique de confidentialité fait référence à des données personnelles, il est fait référence à cette définition du règlement ;
• Traitement : toute opération effectuée sur des données personnelles, telle que la collecte, l'enregistrement, l'organisation, la conservation, l'utilisation et l'effacement ;
• Sous-traitants : les systèmes de suivi des candidatures ou toute entité juridique traitant des données personnelles pour le compte d'un responsable du traitement ;
• Agence de recrutement : toute personne physique ou morale inscrite à Talentsquare aux fins de trouver, d'examiner les CV, d'évaluer et de présenter les bons candidats à ses clients. Les agences de recrutement disposent également d'un compte sur le site Talentsquare ;
• Référent : toute personne physique confirmant les déclarations d'un candidat sur son CV et fournissant des informations sur les compétences du candidat à la demande de Talentsquare ;
• Talentsquare : Talentsquare SRL, dont le siège social est situé Rue du Maustichy 10, 1460 Ittre, Belgique, inscrite à la Banque-Carrefour des Entreprises sous le numéro d'entreprise 0641.685.385 ; ainsi que le service et le système de traitement de CV exploité par Talentsquare, accessible via www.talentsquare.com.

Via Talentsquare, Talentsquare collecte :

Données personnelles du candidat :

• Parcours académique ;
• Données personnelles ;
• Données d'identification personnelle ;
• Données d'identification électronique ;
• Données internes — Autre ;
• Données internes — Lien / Id ;
• Évaluation ;
• Expérience professionnelle ;
• Qualifications professionnelles ;
• Recrutement ;
• Utilisation des médias.

Autres données non personnelles :

• Les données contenues dans le compte des candidats et de l'employeur, en particulier les moyens d'accès ;
• Les données du navigateur : les informations standard qu'un navigateur web envoie à chaque site visité (telles que l'adresse IP, le type et la langue du navigateur, les heures d'accès et les adresses des sites de provenance) ;
• L'achat et l'utilisation de crédits ;
• Les cookies : de petites informations stockées par le navigateur sur votre ordinateur. Ces cookies servent à mémoriser des préférences et diverses autres informations sur les utilisateurs du site. Bien que vous puissiez désactiver l'utilisation des cookies dans votre navigateur, cela peut rendre le site inutilisable. Veuillez consulter notre « Politique relative aux cookies » pour plus d'informations sur la manière dont nous utilisons les cookies sur le site.

En tant que responsable du traitement, vous aurez besoin du consentement des candidats pour :

• obtenir leurs données personnelles (pour vous en tant que responsable du traitement) ;
• traiter ces données à des fins de recrutement (pour le sous-traitant agissant en votre nom).

Les CV sont soumis à Talentsquare par le candidat, éventuellement sur la base d'un formulaire partiellement pré-rempli par l'employeur. À la suite de la soumission d'un CV, Talentsquare créera un compte pour le candidat, ou mettra à jour le compte existant du candidat, et créera ou mettra à jour le CV de base.

Si le CV a été partiellement pré-rempli par un employeur, Talentsquare invitera le candidat à compléter davantage son CV et à télécharger tout document justificatif pertinent (tel que des certificats), et à confirmer le traitement de son CV conformément à la présente politique de confidentialité.

Via son compte, un candidat peut à tout moment consulter et mettre à jour son CV de base.

À la demande d'un employeur, Talentsquare peut enrichir les CV de base via :

• Les référents, qui confirmeront les déclarations du candidat sur son CV de base et/ou fourniront des informations sur les compétences du candidat ;
• Les services à la demande, tels que des tests de langue, des évaluations ou des sessions de formation. Ces services à la demande peuvent également être demandés indépendamment par le candidat ; et/ou
• Les propres analyses de Talentsquare, telles que la qualité de la formation ou la progression de carrière.

Le candidat reconnaît et accepte explicitement que Talentsquare a le droit de contacter les référents au nom du candidat, par e-mail ou par téléphone, afin de les inviter à fournir des informations sur les compétences du candidat.

Pour des raisons d'objectivité, un candidat ne pourra pas accéder intégralement à son CV enrichi via son compte.

Les commentaires des référents utilisés pour un CV enrichi sont mis à disposition sur une base strictement anonyme : l'identité d'un référent n'est jamais divulguée à un candidat ou à un employeur, bien que les commentaires textuels du référent puissent être rendus visibles aux employeurs. En outre, le candidat ne voit qu'une partie des commentaires des référents, et toujours sous forme agrégée.

Les commentaires fournis par les référents sont considérés comme définitifs et ne peuvent pas être modifiés par le candidat pour des raisons d'objectivité.

Les candidats doivent savoir que Talentsquare et les employeurs utilisent les CV à leurs propres fins et dans des contextes différents, comme décrit plus en détail dans la présente section 5.

5.1 Employeurs

Les employeurs peuvent accéder librement au contenu complet des CV des candidats qu'ils ont invités à soumettre leur CV à Talentsquare. Après paiement, les employeurs peuvent également obtenir un accès complet aux CV d'autres candidats.

Les employeurs peuvent utiliser les CV via la plateforme Talentsquare à diverses fins, notamment : solliciter leur emploi, comparer les CV à l'aide de mécanismes de filtrage et de tri, mener des campagnes de marketing direct en ligne à l'aide des outils proposés par Talentsquare et enrichir les CV de base (comme décrit à la section 4).

Dans ce contexte, les employeurs agissent en tant que « responsable du traitement » (tel que défini par la loi applicable) à l'égard de tout CV auquel ils accèdent, qu'ils utilisent ou qu'ils traitent de toute autre manière via Talentsquare. Un tel traitement est effectué aux propres fins de l'employeur, et les employeurs sont seuls responsables du respect de la loi applicable à cet égard (y compris en ce qui concerne leur obligation d'informer les candidats et de leur accorder un droit d'accès et de rectification).

Si un candidat estime qu'un employeur utilise incorrectement son CV, il doit contacter l'employeur. Par conséquent, toute réclamation relative à l'utilisation d'un CV par un employeur doit être adressée à cet employeur.

5.2 Talentsquare

Talentsquare joue différents rôles dans le contexte des CV :

• Talentsquare agit en tant que « sous-traitant » (tel que défini par la loi applicable) lorsqu'il enrichit un CV de base à la demande d'un employeur donné, ou lorsqu'il filtre et trie des données liées aux CV à la demande d'un employeur. Si un candidat s'interroge sur un tel traitement effectué par Talentsquare à la demande d'un employeur spécifique, il doit contacter l'employeur.

Talentsquare peut traiter les CV, les commentaires des référents et les informations des employeurs aux fins suivantes :

• assurer le bon fonctionnement du service Talentsquare ;
• assurer le paiement du service Talentsquare ;
• afficher des publicités personnalisées sur le site ;
• étudier et développer de nouvelles fonctionnalités du service Talentsquare ;
• l'intelligence de marché (par exemple pour calculer les durées moyennes d'emploi dans certains secteurs).

Le CV d'un candidat qui a rejoint Talentsquare en réponse à une offre d'emploi spécifique d'un employeur utilisant Talentsquare sera toutefois automatiquement visible par cet employeur à tout moment et aussi longtemps que le candidat l'autorise. Lorsque le CV d'un candidat n'est plus visible par un employeur, le candidat ne peut plus recevoir d'offres d'emploi de cet employeur, mais peut toujours recevoir des offres d'autres employeurs pour lesquels le CV est encore visible.

Le candidat doit savoir que Talentsquare ne peut pas empêcher un employeur ayant accès à son CV via Talentsquare de copier (partiellement) ce CV dans son propre système RH. Talentsquare n'a aucun contrôle sur une telle utilisation d'un CV.

Bien que les CV ne soient pas partagés avec ni divulgués à des tiers autres que les employeurs et les référents, Talentsquare peut fournir à des tiers des informations statistiques sur les CV de sa base de données. Ces informations étant présentées sous une forme agrégée et statistique, ces tiers ne pourront pas en déduire d'informations personnelles concernant des employeurs, candidats ou référents particuliers.

Talentsquare utilisera de temps à autre l'adresse e-mail d'un candidat ou d'un employeur pour envoyer des newsletters ou d'autres e-mails contenant des informations commerciales pertinentes sur Talentsquare, ses affiliés ou d'autres parties susceptibles d'intéresser un candidat ou un employeur. Talentsquare ne partagera jamais les adresses e-mail avec une partie autre que ses propres affiliés. Les informations relatives au paiement du service Talentsquare peuvent être partagées avec des prestataires de services tiers (et leurs propres cocontractants) qui traiteront ces données uniquement pour exécuter les services de transaction de paiement ; ces données pourraient être transférées vers des pays situés en dehors de l'Union européenne, ce à quoi vous consentez.

Talentsquare traitera les moyens d'accès uniquement aux fins de permettre aux candidats et aux employeurs d'utiliser Talentsquare.

Plus aucune donnée personnelle n'est échangée à leur insu. Les candidats ont leur mot à dire sur ce qu'il advient de leurs données.

7.1 Droit d'accès et de consultation

Il a le droit de recevoir gratuitement, à tout moment, l'accès à ses données personnelles, ainsi qu'à l'usage que nous faisons de ses données personnelles, conformément aux dispositions applicables dans le secteur.

7.2 Droit de rectification, d'effacement et de limitation

Il est libre de partager ses informations personnelles avec Talentsquare et les employeurs. En outre, il a toujours le droit de corriger, compléter ou supprimer lui-même ses données personnelles. Grâce à son compte Talentsquare, il a accès à ses données personnelles enregistrées. Il peut modifier lui-même ses données personnelles à tout moment, par exemple en apportant des modifications à son CV.

7.3 Droit d'opposition

Il a également le droit de s'opposer au traitement de ses données personnelles pour des raisons sérieuses et légitimes.

7.4 Droit à la portabilité des données

Il a le droit d'obtenir les données personnelles qu'il nous a fournies sous une forme structurée, couramment utilisée et lisible par machine, et/ou de les transférer à d'autres responsables du traitement, conformément aux dispositions en vigueur dans le secteur.

7.5 Droit de retrait du consentement

Dans la mesure où le traitement est fondé sur son consentement préalable, il a le droit de retirer cette autorisation.

7.6 Décisions automatisées et profilage

Le traitement de ses données personnelles ne comprend aucun profilage et il ne fera pas non plus l'objet de décisions automatisées de notre part.

7.7 Exercice de ses droits

Il peut exercer ses droits en envoyant un e-mail à info@talentsquare.com.

7.8 Réclamations

Le candidat a le droit d'introduire une réclamation auprès de l'Autorité de protection des données (APD), Rue de la Presse 35, 1000 Bruxelles, Belgique. Les informations sur la manière d'introduire une réclamation sont disponibles sur https://www.dataprotectionauthority.be.

Via son compte, un candidat peut à tout moment contrôler si les employeurs peuvent consulter le contenu de son CV.

Le candidat peut choisir de rendre son CV visible (ci-après dénommé « Visible ») aux employeurs. Cela signifie que les employeurs intéressés pourront :

• voir le CV du candidat ;
• ajouter le CV du candidat à leur vivier de recrutement ;
• contacter le candidat.

Le CV d'un candidat qui a rejoint Talentsquare en réponse à une offre d'emploi spécifique d'un employeur utilisant Talentsquare sera toutefois automatiquement visible par cet employeur à tout moment et aussi longtemps que le candidat l'aura décidé.

Lorsque le CV d'un candidat n'est plus visible par un employeur, le candidat ne peut plus recevoir d'offres d'emploi de cet employeur, mais peut toujours recevoir des offres d'autres employeurs pour lesquels le CV est encore visible.

Le candidat doit savoir que Talentsquare ne peut pas empêcher qu'un employeur ayant accès à son CV via Talentsquare copie également (partiellement) ce CV dans son propre système RH. Talentsquare n'a aucun contrôle sur une telle utilisation d'un CV.

Talentsquare conserve toutes les données du compte jusqu'à ce que le compte soit supprimé conformément à la présente section 9.

Talentsquare peut supprimer un compte à tout moment si le CV d'un compte n'est pas conforme aux conditions d'utilisation du candidat.

Le candidat peut supprimer lui-même son compte de Talentsquare. Le compte sera alors instantanément et définitivement supprimé de Talentsquare et de tous les employeurs associés. Toutefois, Talentsquare ne peut pas empêcher que les employeurs ayant précédemment eu accès au CV du candidat aient conservé une copie (partielle) du CV.

Si un compte n'est pas utilisé pendant une période de six mois, Talentsquare enverra un rappel chaque mois pendant 3 mois pour vérifier si le candidat souhaite conserver son compte actif. Si le candidat ne répond pas après neuf mois, son compte sera automatiquement désactivé.

Enfin, à la fin du douzième mois, toujours sans réaction du candidat, ce même compte sera définitivement et automatiquement supprimé de Talentsquare et de tous les employeurs associés. Pour les employeurs associés, cela signifie que seules les données enrichies à partir du CV resteront visibles via le journal d'activité, mais que tout le contenu du CV de base sera supprimé.

Si un compte est supprimé, les employeurs ayant accès au CV de ce compte en seront informés.

Nous avons développé des mesures de sécurité techniques et organisationnelles pour empêcher la destruction, la perte, la falsification, l'altération, l'accès non autorisé ou la divulgation à des tiers des données personnelles collectées, ainsi que tout autre traitement non autorisé de ces données.

10.1 Mesures techniques

• Utilisation d'analyses antivirus ;
• Contrôle du trafic via un pare-feu ;
• Accès aux données via VPN ;
• Redondance des serveurs de production ;
• Disques durs sécurisés ;
• Sauvegardes sécurisées et multiples.

10.2 Mesures organisationnelles

• Restriction et contrôle de l'accès aux serveurs et aux données ;
• Procédure de gestion des incidents ;
• Politique de confidentialité pour les employés ;
• Formation des employés à la sécurité ;
• Clauses de confidentialité ;
• Gestion des incidents et des violations de données.

En ce qui concerne les différents sous-traitants avec lesquels Talentsquare collabore, ils sont tous conformes au RGPD. Si vous souhaitez connaître les différents sous-traitants avec lesquels Talentsquare travaille afin de vérifier leur conformité au RGPD, il vous suffit d'en faire la demande explicite à Talentsquare.

Enfin, les serveurs sur lesquels les données sont stockées sont situés à l'intérieur des frontières européennes.

Le candidat a le droit, gratuitement, d'obtenir un aperçu du contenu et de l'exactitude de son CV (et, le cas échéant, de corriger toute donnée personnelle incorrecte). Talentsquare accordera cet aperçu sur réception d'une lettre postale adressée à Talentsquare SRL, Rue du Maustichy 10, 1460 Ittre, Belgique, mentionnant les moyens d'accès du candidat.

Les référents et les employeurs ont également le droit, gratuitement, d'obtenir un aperçu de leurs propres données personnelles traitées par Talentsquare (et, le cas échéant, de corriger toute donnée personnelle incorrecte). Talentsquare accordera cet aperçu sur réception d'une lettre postale adressée à Talentsquare SRL, Rue du Maustichy 10, 1460 Ittre, Belgique, mentionnant toutes les données d'identification pertinentes.